Kategorie: Umfrage erstellen

Wenn Sie eine geschlossene Befragung durchführen (bspw. Mitarbeiterbefragung) ist es manchmal notwendig, zu kontrollieren, dass nur berechtigte Personen teilnehmen können, und dies jeweils auch nur ein einziges Mal.

Um dies zu erreichen, gibt es zwei Methoden: Der direkte Versand von Einladungs-Emails via UmfrageOnline.com und/oder die Verteilung von TAN (beide Varianten können kombiniert werden). Dieser Artikel widmet sich Letzterem.

Unter „Einstellungen > Teilnehmer-IDs / TAN“ Ihrer Umfrage können Sie definieren, dass nur mit gültiger TAN teilgenommen werden darf:

Hier werden ebenfalls die betreffenden TANs hinterlegt. Entweder Sie tragen diese selbst ein oder Sie lassen diese automatisch generieren. Die TANs können Sie anschliessend als Excel-/CSV-Datei herunterladen und weiterverarbeiten (bspw. für die Verteilung an die Mitarbeitenden, die an der Befragung teilnehmen werden).

Wenn der Fragebogen aufgerufen wird, ist nun ersichtlich, dass nur mit einem gültigen Zugangscode teilgenommen werden kann:

Mit einer TAN kann jeweils nur einmal teilgenommen werden, sofern in den Einstellungen nichts anderes definiert wurde. Unterbricht ein solcher Teilnehmer die Umfrage vorzeitig, so wird er beim erneuten Aufruf des Fragebogens mit derselben TAN wieder zur letzten Seite geleitet, bis zu welcher er gekommen war.

Für laufende Umfragen können beliebig viele Email-Benachrichtigungsregeln eingerichtet werden, die ausgeführt werden, wenn ein Teilnehmer den Fragebogen bis zum Schluss beantwortet.

Klassische Anwendungen sind bspw. als Email-Benachrichtigung an Administrator, um über eine neue Teilnahme zu informieren; Benachrichtigung an Follow-up Team, wenn der Teilnehmer Kontakt wünscht; Mitteilungen an Teilnehmer, um für die Teilnahme zu danken, etc.

Dies kann unter „Einstellungen > Email-Benachrichtigungen“ erfasst werden:

Sie können pro Regel den angezeigten Absendernamen bestimmen, sowie auch wer die Email erhalten soll. Dies kann entweder eine fixe Email-Adresse sein oder aber auch eine (dynamische) Email-Adresse, die der Teilnehmer beim Ausfüllen des Fragebogens erfasst hat oder welche in den dynamischen Inhalten hinterlegt wurde.

Damit die Email-Adresse des Teilnehmers genutzt werden kann (bspw. für eine Bestätigungsnachricht der erfolgreichen Teilnahme), so muss im Fragebogen eine offene Frage (Einzeiliges Eingabefeld) diese Email-Adresse abfragen. Dieses Frageelement muss zudem die Texteingaben eingrenzen („Nur gültige Email-Adressen“).

Wenn im Fragebogen ein solches Frageelement vorhanden ist, so kann dieses dann in der Benachrichtigungsregel als Empfänger-Adresse definiert werden (siehe zweites Bild).

Situative Anwendung
Manche Benachrichtigungen sollen nach jeder Teilnahme versandt werden. Manche jedoch unterliegen gewissen Bedingungen: Pro Regel können eine oder mehrere Bedingungen definiert werden, unter welchen die Benachrichtigung versandt wird. Im folgenden Beispiel wird die Email nur versandt, falls der Teilnehmer die obere Frage mit „ja“ beantwortet hat.

Resultate mitsenden
In den Email-Mitteilungen können auch die Resultate des jeweiligen Teilnehmers mitgesandt werden (bspw. für ein Follow-up o.ä.). Dazu muss einfach das Schlüsselwort [RESULT] im Text integriert werden (inkl. Klammern). Der Begriff [RESULT] wird dann beim Versand automatisch mit einem Link ersetzt, der zu den Antworten des jeweiligen Teilnehmers führt.

Email-Benachrichtigungen bei mehrsprachigen Umfragen

Bei einer mehrsprachigen Umfrage soll natürlich jeder Teilnehmer eine seiner Sprachauswahl entsprechende, automatische Email-Benachrichtigung erhalten. Daher kann bei der Erstellung einer solchen Benachrichtigung definiert werden, ob die erstellte Nachricht bei allen oder nur bei einzelnen Sprachauswahlen versendet werden soll.

Tipp: Am besten empfiehlt es sich, pro Sprache eine Benachrichtigung zu erstellen.

Die Nutzung von Email-Benachrichtigungen steht ab Produkt „Pro“ und höher zur Verfügung.

Um den Umfragetext bzw. den Text einzelner Fragestellungen zu ändern, kann man direkt mit einem Doppelklick auf diesen Text die Änderungen vornehmen:

Unter „Auswertung > Standardwerte ändern“ haben Sie die Möglichkeit, individuelle Werte für alle geschlossenen Antwortmöglichkeiten zu definieren.

Die neu definierten Werte ersetzen dann die Standardwerte von UmfrageOnline.com und werden im Excel/CSV-Export ersichtlich.

In obigem Beispiel wird der Antwort „ja“ den Wert „1“ und der Antwort „nein“ den Wert „0“ zugewiesen. Für leere Felder werden (wieder) die Standardwerte angewendet. Im Export der Rohdaten sieht dies wie folgt aus:

Auf diese Weise können Sie den Export der Umfrageresultate so vorbereiten, dass Sie für die Weiteraufbereitung möglichst wenig zusätzlichen Aufwand betreiben müssen.

Das Versenden von Emails über UmfrageOnline.com ist ganz einfach und erlaubt Ihnen, mit minimalem Aufwand maximalen Rücklauf zu erlangen.

Nachdem Sie Ihre Umfrage erstellt und aktiviert haben, können Sie unter „Email-Versand“ sämtliche Daten erfassen.

1. Nachricht verfassen

Verfassen Sie hier Ihre Nachricht, wie Sie bei den Empfängern ankommen soll. Bitte beachten Sie, dass [UMFRAGELINK] im Text vorhanden sein muss. Dieses Schlüsselwort (inkl. Klammern) wird dann beim Versand automatisch mit dem entsprechenden Umfragelink ersetzt.

Sie können beliebig viele, verschiedene Nachrichten erstellen (je nach Empfängergruppe).

Bitte beachten Sie bei [UMFRAGELINK] darauf, dass es freistehend ist (sprich nicht direkt an weiteren Inhalt ankommt) und jeweils mit einem Leerschlag vom umliegenden Text getrennt ist.

2. Empfänger erfassen

Die Empfänger Ihrer Umfragenachricht können ganz einfach im Textfeld erfasst werden. Trennen Sie die jeweiligen Email-Adressen einfach mit Zeilenumbruch, Leerschlag oder Strichpunkt.

Sie können auch verschiedene Listen mit unterschiedlichen Empfängern erstellen, um jeden Versand individuell gestalten zu können (bspw. für eine formelle Nachricht sowie eine Nachricht an Freunde).

Übernahme der Empfänger aus dynamischem Inhalt

Sollten Sie dynamische Inhalte verwenden, so können dort enthaltene Email-Adressen per Mausklick automatisch übernommen werden.

Wenn dies Ihr dynamischer Inhalt ist:

So können Sie unter „Empfänger erfassen“ das Schlüsselwort „[Email]“ auswählen und die Email-Adressen übernehmen lassen:

Auf diese Weise werden die einzelnen Zeilen des dynamischen Inhaltes in der Auswertung automatisch mit den Antworten des jeweiligen Teilnehmers verknüpft. Im Export der Umfrageresultate finden Sie somit die Antworten sowie die dynamischen Inhalte pro Teilnehmer wieder, wie bspw. hier:

3. Versand durchführen

Erfassen Sie eine kurze Beschreibung des Versandes, bestimmen Sie die Nachricht (sofern mehrere vorhanden sind), die Sie versenden wollen, und auch an wen (Liste der Empfänger) diese gehen soll.

Weiter können sie bei „Versandart“ wählen, wer die Nachricht erhalten soll. Es gibt drei verschiedene Varianten:

• Alle: Sämtliche Empfänger aus gewählter Liste anschreiben
• Erinnerungs-Email: Nur anschreiben, wer bereits angeschrieben wurde aber noch nicht an der Umfrage teilgenommen hat
• Neue: Alle Empfänger aus der gewählten Liste anschreiben, die noch nie eine Nachricht erhalten haben

Vor jedem Versand können Sie sich auch die Vorschau der ausgehenden Emails ansehen:

Nachdem Sie Ihre Umfrage aktiviert und sämtliche Hinweise unter „Email-Versand“ berücksichtigt haben, können Sie den Versand starten.

Anschliessend wird Ihr Auftrag in die Auftragsschleife übergeben und so schnell wie möglich (je nach Auftragsbestand kann dies mehrere Minuten bis zu mehreren Stunden dauern) ausgeführt. Sie erhalten eine automatische Email-Benachrichtigung sobald Ihr Versand abgeschlossen ist.

Einzelne Empfänger aus einer Liste anschreiben

Es können nicht nur gesamte Empfängerlisten auf einmal angeschrieben werden. Es ist auch möglich,  einzelne Teilnehmer aus einer Liste zu wählen und diese gezielt anzuschreiben. Solche einzelne Versände können unter Punkt 2 beim Email-Versand (Empfänger erfassen) getätigt werden, indem man die gewünschten Teilnehmer markiert und dann unterhalb der Liste auf  „Nachricht senden“ klickt. Falls nur eine einzige Person eine Email erhalten soll, kann auch einfach auf das entsprechende Briefumschlagsymbol am rechten Bildrand geklickt werden.

Personalisierte Emails

Möchten Sie Ihre Teilnehmer mit einer persönlichen Email anschreiben? Beispielsweise mit dem Namen ansprechen? Auch dies ist ganz einfach. Hier ein einfaches Beispiel:

Erstellen Sie eine Excel oder CSV-Tabelle mit den Empfänger-Email-Adressen sowie den benötigten Zusatzspalten. In diesem Beispiel ist es die Spalte „Anrede“, die wir für die persönliche Anrede nutzen wollen. Es können so viele Spalten genutzt werden, wie gewünscht.

In der jeweiligen Umfrage, unter „Einstellungen“ > „Dynamischer Inhalt“ laden wir diese Datei hoch. Diese Daten werden nun auf UmfrageOnline.com angezeigt. Gut ersichtlich sind die Schlüsselwörter [Anrede] und [Email].

Unter „Email-Versand“ erstellen wir nun die gewünschte Nachricht, die per Email an die potentiellen Teilnehmer verschickt werden soll. Als Anrede nutzen wir nun das Schlüsselwort [Anrede], das beim Versand jeweils automatisch mit der zuvor definierten Anrede ersetzt wird.

Als nächten Schritt werden die Email-Adressen übernommen. Wählen Sie dazu einfach das Schlüsselwort mit den Email-Adressen aus (in unserem Fall [Email]) und klicken Sie auf übernehmen.

Der Versand kann nun durchgeführt werden. Das Resultat sieht man hier anhand dieser Email. Das Schlüsselwort [Anrede] wurde erfolgreich mit „Lieber Lionel“ ersetzt (wie zu Beginn selbst bestimmt). Jeder Teilnehmer hat nun eine Email mit seiner eigenen Anrede erhalten.

Die versandten Emails können auch nachträglich noch eingesehen werden: Versandte Einladungs-Emails ansehen

Hinweis: Die Nutzung von dynamischen Inhalten bspw. für eine persönliche Anrede wird erst ab Produktstufe „Pro“ angeboten. Der Versand von Emails kann jedoch mit allen genutzt werden.

Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Fragebogen Schlüsselwörter zu integrieren, die dann bei der Teilnahme durch beliebigen Text dynamisch ersetzt werden.

Eine Möglichkeit bspw. ist die Begrüssung des Teilnehmers mit Vor- und Nachnamen, oder aber auch die zufällige Ausgabe eines Gutscheincodes am Schluss der Umfrage.

Wie richte ich dynamische Inhalte ein?

In den Einstellungen Ihrer Umfrage finden Sie den Reiter „Dynamischer Inhalt“. Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, können Sie mit dem Erfassen von Inhalten beginnen.

Die Inhalte können nur als Excel 97 – 2003 (.xls) und/oder CSV-Datei (Trennzeichen-getrennt) hochgeladen werden. Als Trennzeichen für CSV-Dateien muss zwingend „;“ (Strich-Punkt) verwendet werden. Die 1. Zeile der Datei stellt jeweils die Schlüsselwörter dar (welche im Fragebogen später dynamisch ersetzt werden) und die Zeilen 2 bis n die Datensätze. Beachten Sie bitte zudem, dass jedes Schlüsselwort (1. Zeile) eindeutig und nur einmal vorkommen darf.

Nun hat man die Möglichkeit, pro Spalte bzw. Schlüsselwort, zu definieren, wie die Datensätze ausgegeben werden sollen:

– zufälliger Datensatz, gleicher Datensatz kann bei verschiedenen Teilnehmern vorkommen

– zufälliger Datensatz, gleicher Datensatz darf nur einmal gezogen werden (für alle Teilnehmer)

Personalisierte Ausgabe von Datensätzen

Hinweis: Alternativ zum manuellen Bestimmen der Teilnehmer-IDs können Sie die dynamischen Inhalte auch automatisch, in Verbindung mit dem direkten Versand über UmfrageOnline.com, einbinden lassen. Lesen Sie dazu bitte diesen Artikel: Automatisches Versenden von Umfrageneinladungen in Kombination mit dynamischen Inhalten

Weiter kann man optional eine Spalte als „Teilnehmer-ID“ definieren, die als individuelle Links verwendet werden (siehe Anleitung zu personalisierten Links). Verwendet man also für seine Umfrage individuelle Umfragelinks und definiert eine solche Spalte in den dynamischen Inhalten, so erkennt das System automatisch, dass Teilnehmer mit ID „XY“ die Datensätze aus der Zeile mit gleicher ID „XY“ ausgegeben erhalten muss.

Dem Teilnehmer mit dem Umfragelink https://www.umfrageonline.com/s/123456&id=5f34a02 wird demnach anstelle von [Nachname] Marbot ausgegeben, und anstelle von [Vorname] Lionel.

Somit wird aus folgender Vorlage…

…für den Teilnehmenden mit ID 5f34a02 folgende Ausgabe angezeigt:

Die dynamischen Inhalte können auch als vordefinierte Texte in Textfeldern verwendet werden. Das heisst, Sie können Platzhalter, wie die zuvor genannten Beispiele [Vorname] und [Nachname], einfach bei den Fragetypen „Einzeiliges Eingabefeld“ und „Mehrzeiliges Eingabefeld“ unter „Standardwert“ eintragen, wodurch diese dann in der Umfrage durch die jeweils hinterlegten Daten ersetzt werden.

Tipp:

Für den Fall, dass ein Schlüsselwort einen leeren Datensatz zurückgeben sollte, können Sie einen alternativen Text definieren, der ausgegeben wird. Der Alternativtext wird unmittelbar (kein Leerzeichen) nach dem Schlüsselwort in geschweiften Klammern geschrieben:

Liebe/r [Vorname]{Kunde/in},

Gibt [Vorname] einen Wert zurück, wird dieser geschrieben. Ist [Vorname] jedoch leer, wird „Liebe/r Kunde/in,“ geschrieben.

Hinzufügen von weiteren Datensätzen

Einerseits können neue Datensätze direkt unterhalb der existierenden Liste manuell eingegeben werden. Falls Sie dabei automatisch von uns generierte Teilnehmer-IDs verwenden, können Sie die erste Spalte leer lassen. Es wird dann jeweils automatisch bei der Übertragung der dynamischen Inhalte in den Email Versand eine Teilnehmer-ID zugeordnet.

Die zweite Variante besteht darin, die existierende Liste als Excel- oder CSV-Dokument zu exportieren (rechts oberhalb der dynamischen Inhalte) und die neuen Daten der heruntergeladenen Liste hinzuzufügen. Für das Hinzufügen von grösseren Datenmengen ist diese Methode daher wesentlich besser geeignet. Dabei kann wiederum die erste Spalte leer gelassen werden, wenn keine eigenen IDs verwendet werden.

Sobald die Liste mit den neuen Datensätzen aktualisiert wurde, kann diese gespeichert und wieder hochgeladen werden. Auch hier gilt wiederum, dass nur die Formate Excel 97 – 2003 (.xls) und/oder CSV-Datei (Trennzeichen-getrennt) akzeptiert werden. Beim Upload können Sie dann die Option „angezeigte Liste überschreiben„ wählen. Da die Datensätze der alten Liste auch in der aktuellen Version vorhanden sind, geht dabei nichts verloren.

Zufällige Ausgabe von Datensätzen

Möchten Sie beispielsweise pro Teilnehmer einen zufälligen Gutscheincode ausgeben, so können sie einfach eine weitere Datei hochladen (in einer eigenen Liste), die nur Gutscheine enthält. Auch hier muss die erste Zeile dem gewünschten Schlüsselwort entsprechen:

In den Einstellungen dieser neuen Liste können Sie definieren, dass jeder Code nur einmal ausgegeben werden darf:

Da in dieser Liste keine Spalte mit einer Teilnehmer-ID verbunden ist, wird im Fragebogen beim Vorkommen des Schlüsselworts [Gutscheincode] ein beliebiger Datensatz (Gutschein) ausgegeben und für die weitere Ausgabe gesperrt.

Alle bereits ausgegebene und gesperrte Datensätze werden in der Übersicht dann grau und kursiv angezeigt:

Oft muss eine einzelne Umfrage in verschiedenen Sprachen durchgeführt werden. Um nicht für jede Sprache eine eigene Umfrage erstellen zu müssen, können Sie eine bestehende Umfrage (Vorlage) in mehrere Sprachen übersetzen (lassen) und anbieten.

Vorgehen

Als erstes sollten Sie die gewünschte Umfrage in einer einzelnen Sprache erstellen, bis sie vollständig fertig ist. Diese wird anschliessend für die weiteren Übersetzungen die Vorlage darstellen. Erst nachdem Sie die Hauptvorlage/-umfrage erstellt haben, sollten Sie mit der Übersetzung beginnen.

Mehrsprachigkeit aktivieren

Die Mehrsprachigkeit können Sie unter „Einstellungen > Sprachen > Mehrsprachige Umfrage“ aktivieren:

Neue Sprache erfassen

Sie können neue Sprachen auf zwei Arten eröffnen:

Standardsprache: Handelt es sich um eine der aufgeführten Standardsprachen (Deutsch, Französisch, Englisch, etc.), wählen Sie die betreffende Sprache aus und klicken Sie auf „Neue Sprache speichern“:

Bei der Wahl einer Standardsprache werden alle vordefinierten Texte (Fehlermeldungen, etc.) automatisch übersetzt. Mit der Option „autom. übersetzen“ wird zudem Ihr ganzer Fragebogen automatisch via Google Translator übersetzt. Das Resultat können Sie anschliessend korrigieren/anpassen/ersetzen.

Übrige Sprachen: Handelt es sich nicht um eine Standardsprache, so fügen Sie die Sprache manuell hinzu:

Auf diese Weise werden jedoch keine automatischen Übersetzungen vorgenommen.

Fragebogen übersetzen

Sämtliche Textstellen aus Ihrer Hauptumfrage/Vorlage werden nun angezeigt (grau hinterlegt). Gleich unterhalb befindet sich jeweils ein offenes Textfeld, um die Übersetzung zu erfassen.

Falls Sie Elemente haben, welche bei der neu hinzugefügten Sprache exakt gleich, wie bei der Standardsprache, angezeigt werden sollen (bspw. Zahlen, etc.), müssen diese nicht explizit von Hand eingetragen werden. Sie können diese Felder einfach leer lassen und auf das Pfeilsymbol direkt neben der jeweiligen Frage klicken. Dadurch werden alle leeren Textboxen automatisch mit dem Inhalt der Vorlagensprache ergänzt.

Vergessen Sie bitte nicht, die eingetragene Übersetzung zu speichern (am Ende der Seite).

Fragebogen extern übersetzen lassen

Sollten Sie den Fragebogen nicht selbst übersetzen, so können Sie einer Drittperson Zugriff mittels einem Link gewähren:

Mit diesem Link kriegt die Drittperson/das Drittunternehmen nur Zugriff auf diese Übersetzungsseite und nur für diese Sprache. Es kann nichts anderes am Fragebogen geändert werden. Für jede Sprache gibt es einen eigenen Link. Durch entfernen des Häkchens wird der externe Zugriff wieder verwehrt.

Sprachauswahl für die Teilnehmenden

Wurden alle obigen Schritte erledigt, so erscheint neu, gleich zu Beginn des Fragebogens, die Sprachauswahl für die Teilnehmenden Ihrer Umfrage.

Sprache im Voraus bestimmen

Sie kennen bereits die richtige Sprachauswahl eines bestimmten Teilnehmers? Dann können Sie den Umfragelink modifizieren, so dass direkt die richtige Sprache angezeigt und die Sprachauswahl übersprungen wird: Nach Aktivierung Ihrer Umfrage erhalten Sie einen Umfragelink, der bspw. wie folgt aussehen könnte: https://www.umfrageonline.com/s/1234567 Mit folgendem Umfragelink-Zusatz (&lang=n) können Sie die Sprache angeben: https://www.umfrageonline.com/s/1234567&lang=1 In nachfolgendem Beispiel steht die „1“ für „Deutsch“ und die „2“ für „Français“. Den richtigen Sprach-Code für Ihre Umfrage finden Sie in der Umfrageverwaltung (in der URL), wenn Sie die jeweilige Sprache ausgewählt haben:

Wenn der Teilnehmer nun den modifizierten Link öffnet, gelangt er direkt zur ersten Umfrageseite in der ausgewählten Sprache, ohne eine Sprache auswählen zu müssen.

Hinweis: Es ist möglich, spezifische Inhalte (ganze Seiten, einzelne Fragen oder Bilder) je nach Sprachauswahl ein- oder auszublenden.

Auswertung

Die durch den Teilnehmer ausgewählte Sprache kann in der exportierten Auswertung (bspw. im Excel) wiedergefunden werden. So sind auch separierte Auswertungen möglich.

Ausserdem kann in der online Auswertung auch nach den jeweiligen Sprachauswahlen gefiltert werden, wodurch Sie die Resultate gesondert anhand der gewählten Sprache auswerten können.

  Bitte beachten sie, dass die Mehrsprachigkeitsfunktion nur im Zusammenhang mit einem kostenpflichtigen Produkt verwendet werden kann.