Für laufende Umfragen können beliebig viele Email-Benachrichtigungsregeln eingerichtet werden, die ausgeführt werden, wenn ein Teilnehmer den Fragebogen bis zum Schluss beantwortet.
Klassische Anwendungen sind bspw. als Email-Benachrichtigung an Administrator, um über eine neue Teilnahme zu informieren; Benachrichtigung an Follow-up Team, wenn der Teilnehmer Kontakt wünscht; Mitteilungen an Teilnehmer, um für die Teilnahme zu danken, etc.
Dies kann unter „Einstellungen > Email-Benachrichtigungen“ erfasst werden:
Sie können pro Regel den angezeigten Absendernamen bestimmen, sowie auch wer die Email erhalten soll. Dies kann entweder eine fixe Email-Adresse sein oder aber auch eine (dynamische) Email-Adresse, die der Teilnehmer beim Ausfüllen des Fragebogens erfasst hat oder welche in den dynamischen Inhalten hinterlegt wurde.
Damit die Email-Adresse des Teilnehmers genutzt werden kann (bspw. für eine Bestätigungsnachricht der erfolgreichen Teilnahme), so muss im Fragebogen eine offene Frage (Einzeiliges Eingabefeld) diese Email-Adresse abfragen. Dieses Frageelement muss zudem die Texteingaben eingrenzen („Nur gültige Email-Adressen“).
Wenn im Fragebogen ein solches Frageelement vorhanden ist, so kann dieses dann in der Benachrichtigungsregel als Empfänger-Adresse definiert werden (siehe zweites Bild).
Situative Anwendung
Manche Benachrichtigungen sollen nach jeder Teilnahme versandt werden. Manche jedoch unterliegen gewissen Bedingungen: Pro Regel können eine oder mehrere Bedingungen definiert werden, unter welchen die Benachrichtigung versandt wird. Im folgenden Beispiel wird die Email nur versandt, falls der Teilnehmer die obere Frage mit „ja“ beantwortet hat.
Resultate mitsenden
In den Email-Mitteilungen können auch die Resultate des jeweiligen Teilnehmers mitgesandt werden (bspw. für ein Follow-up o.ä.). Dazu muss einfach das Schlüsselwort [RESULT] im Text integriert werden (inkl. Klammern). Der Begriff [RESULT] wird dann beim Versand automatisch mit einem Link ersetzt, der zu den Antworten des jeweiligen Teilnehmers führt.
Email-Benachrichtigungen bei mehrsprachigen Umfragen
Bei einer mehrsprachigen Umfrage soll natürlich jeder Teilnehmer eine seiner Sprachauswahl entsprechende, automatische Email-Benachrichtigung erhalten. Daher kann bei der Erstellung einer solchen Benachrichtigung definiert werden, ob die erstellte Nachricht bei allen oder nur bei einzelnen Sprachauswahlen versendet werden soll.
Tipp: Am besten empfiehlt es sich, pro Sprache eine Benachrichtigung zu erstellen.
Die Nutzung von Email-Benachrichtigungen steht ab Produkt „Pro“ und höher zur Verfügung.